Procedura constituirii unei asociatii de proprietari

Procedura constituirii unei asociatii de proprietari se gaseste reglementata in Legea locuintei nr. 114/1996, in Regulamentul (rep.) asociatiilor de locatari, in Legea nr. 145/1999 (care modifica Legea nr. 114 si Regulamentul) si in Normele Metodologice privind organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari aprobate prin H.G. nr. 400/2003.

In scopul reprezentarii si sustinerii intereselor comune ale proprietarilor, legate de folosirea bunurilor aflate in proprietate comuna indiviza din cladirea ce alcatuieste un condominiu, proprietarii locuintelor si ai spatiilor cu alta destinatie decat cea de locuinta se pot constitui in asociatii de proprietari cu personalitate juridica.
Asociatia de proprietari este forma juridica de organizare si de reprezentare a intereselor comune ale proprietarilor unui condominiu, cu personalitate juridica, nonprofit, infiintata in conditiile prevazute de lege.


Asociatiile de proprietari se constituie prin hotararea a cel putin jumatate plus unu din numarul proprietarilor apartamentelor si spatiilor cu alta destinatie decat cea de locuinta din cadrul unui condominiu.
In cladirile de locuit cu mai multe tronsoane sau scari se pot constitui asociatii de proprietari pe fiecare tronson sau scara, daca proprietatea comuna aferenta tronsonului ori scarii poate fi delimitata si daca este posibila repartizarea cheltuielilor comune pe tronsoane sau pe scari.
Asociatiile de proprietari se pot constitui prin hotararea adunarii generale si cu acordul expres al coproprietarilor cu privire la delimitarea efectiva a partilor de proprietate comuna care se preiau in administrare de respectiva asociatie de proprietari si cu privire la obligatiile si drepturile legale care vor continua sa ramana in sarcina tuturor coproprietarilor.
Pentru a se stabili daca este posibila defalcarea tehnica a consumurilor si repartizarea cheltuielilor comune pe tronsoane sau pe scari, precum si modalitatea acestei defalcari/repartizari, se va solicita avizul furnizorilor de servicii implicati - electricitate, gaze naturale, apa sau altele asemenea - cu privire la posibilitatile tehnice de furnizare a utilitatilor pe tronsoane sau pe scari.
Prin acordul de asociere pe scara sau tronson se reglementeaza si raporturile cu celelalte asociatii de proprietari constituite in cladire.


ETAPELE CONSTITUIRII UNEI ASOCIATII DE PROPRIETARI


1. Intrunirea proprietarilor pentru stabilirea actiunilor necesare constituirii asociatiei de proprietari;
2. Inscrierea proprietatii in registrele de carte funciara sau, acolo unde acestea nu sunt constituite, in registrele de transcriptiuni imobiliare, la birourile de publicitate imobiliara ale judecatoriilor;
3. Organizarea si desfasurarea adunarii generale de constituire a asociatiei de proprietari;
4. Legalizarea statutului si a acordului de asociere*) si depunerea actelor de inregistrare a asociatiei de proprietari la judecatorie, in vederea obtinerii sentintei judecatoresti de infiintare;
5. Comandarea stampilelor;
6. Deschiderea contului la o societate bancara;
7. Inregistrarea la administratia financiara;
8. Incheierea contractelor cu furnizorii de utilitati edilitar-gospodaresti (apa-canal, termoficare, gaz, electricitate, salubritate etc.);
9. Preluarea patrimoniului de catre asociatia de proprietari de la asociatia de locatari.


1. INTRUNIREA PROPRIETARILOR PENTRU STABILIREA ACTIUNILOR NECESARE CONSTITUIRII ASOCIATIEI DE PROPRIETARI


Anterior adunarii de constituire, proprietarii din cladirile cu mai multe apartamente se pot intruni pentru a hotari cu privire la infiintarea asociatiei de proprietari sau la transformarea asociatiei de locatari in asociatie de proprietari. Totodata vor hotari si cu privire la persoana fizica sau juridica insarcinata cu intocmirea acordului de asociere si a statutului, cu privire la termenul de finalizare a acestora si la data de convocare a adunarii de constituire. Hotararea proprietarilor se consemneaza intr-un proces-verbal care se semneaza de toti cei prezenti.


In cadrul primei intruniri a proprietarilor este necesar sa se stabileasca:
- cine intocmeste statutul. In cazul in care se hotaraste sa se apeleze la persoane fizice sau juridice de specialitate, se stabileste si se aproba reprezentantul proprietarilor care va urmari achizitionarea acestor servicii, costurile etc.;
- cine intocmeste acordul de asociere in forma scrisa;
- modalitatea de inregistrare a proprietatii asupra imobilului (individual sau prin procura data unui reprezentant, necesitatea unor notificari care se vor adresa proprietarilor de apartamente sau ai unor spatii cu alta destinatie decat aceea de locuinta din cladire, persoane fizice sau juridice, care nu sunt prezenti la intrunirea respectiva, pentru inscrierea proprietatii etc.);
- pentru acoperirea cheltuielilor ocazionate de infiintarea asociatiei de proprietari, pana la inregistrarea sa ca persoana juridica (intocmirea si redactarea statutului si a acordului de asociere, legalizarea documentelor asociatiei, efectuarea corespondentei), este necesar ca toti proprietarii sa contribuie cu o suma de bani acoperitoare (stabilita prin aprecierea cheltuielilor necesare), suma care va constitui patrimoniul asociatiei de proprietari si care va fi precizat ca atare in cadrul statutului. Aceasta suma se poate dimensiona si pentru acoperirea cheltuielilor ocazionate de inregistrarea asociatiei de proprietari la judecatorie, inregistrarea la administratia financiara, deschiderea contului in banca (provizoriu si definitiv, incheierea contractelor cu furnizorii de utilitati, preluarea patrimoniului de la asociatia de locatari din care a facut parte, comandarea stampilei, organizarea si desfasurarea adunarilor organizatorice etc.). Pana la deschiderea unui cont in banca, in numele asociatiei de proprietari ca persoana juridica, sumele precizate mai sus se pot acumula intr-un depozit (cont) intr-o societate bancara, deschis de reprezentantul proprietarilor, membrii fondatori, in numele asociatiei in curs de infiintare. Toate platile ce se vor efectua din acest cont se vor justifica pe baza de documente de plata, cheltuielile repartizandu-se in functie de cota-parte indiviza de proprietate . Dupa inregistrarea asociatiei de proprietari ca persoana juridica si deschiderea contului propriu, sumele din contul initial se vor transfera in contul asociatiei de proprietari, preluandu-se in contabilitatea acesteia, impreuna cu documentele de justificare a cheltuielilor efectuate.

2. INSCRIEREA PROPRIETATII IN REGISTRELE DE CARTE FUNCIARA SAU, ACOLO UNDE ACESTEA NU SUNT CONSTITUITE, IN REGISTRELE DE TRANSCRIPTIUNI IMOBILIARE, LA BIROURILE DE PUBLICITATE IMOBILIARA ALE JUDECATORIILOR

In toate cazurile, in vederea inscrierii asociatiei de proprietari, se va solicita eliberarea unui extras de carte funciara sau a numarului si datei de transcriere, prin care sa se ateste inscrierea, respectiv transcrierea proprietatii.
Pentru cladirile de locuit la care sunt efectuate aceste inscrieri sau transcrieri de proprietate nu se vor face altele noi.


3. ORGANIZAREA SI DESFASURAREA ADUNARII GENERALE DE CONSTITUIRE A ASOCIATIEI DE PROPRIETARI

Cu cel putin 10 zile inaintea datei fixate pentru adunarea de constituire proprietarii se convoaca prin afisare intr-un loc vizibil.
Adunarea de constituire a asociatiei de proprietari este legal intrunita daca sunt jumatate plus unu din numarul proprietarilor apartamentelor si spatiilor cu alta destinatie decat cea de locuinta din cadrul unui condominiu.
Hotararea privind infiintarea asociatiei de proprietari poate fi luata cu votul a cel putin doua treimi din numarul proprietarilor prezenti, dar nu mai putin de jumatate plus unu din numarul proprietarilor locuintelor si ai spatiilor cu alta destinatie decat cea de locuinta din cadrul cladirii, scarii sau tronsonului respectiv, dupa caz.
Daca nu este intrunit cvorumul, o noua convocare va avea loc dupa cel putin 5 zile de la data primei intalniri, in aceleasi conditii ca prima convocare iar In cazul in care nici la a doua convocare nu se poate lua hotararea de constituire din lipsa cvorumului, se face o a treia convocare, dupa cel putin 5 zile de la data celei de-a doua; in acest caz, hotararea privind infiintarea asociatiei de proprietari poate fi luata cu votul a cel putin jumatate plus unu din numarul proprietarilor prezenti, dar nu mai putin de o treime din numarul proprietarilor.
Acordul proprietarilor privind constituirea asociatiei de proprietari se consemneaza intr-un proces-verbal intocmit in doua exemplare originale, semnate de toti proprietarii care si-au dat consimtamantul. Procesul-verbal constituie anexa la acordul de asociere .
Proprietarii isi dau consimtamantul, de regula, in adunarea de constituire; in cazul proprietarilor absenti consimtamantul poate fi exprimat prin simpla semnare a procesului-verbal, in termen de 30 de zile de la data la care a avut loc adunarea de constituire.
In cazul in care vreun proprietar nu poate semna se va consemna ca acesta si-a dat consimtamantul si se face mentiune despre cauza acestei imposibilitati.
Acordul de asociere se redacteaza pe baza procesului-verbal al adunarii de constituire si va cuprinde numele, prenumele si domiciliul proprietarilor, individualizarea proprietatii potrivit actului de proprietate, dupa caz, respectiv contractului de vanzare-cumparare, contractului de construire si procesului-verbal de predare-primire, contractului de schimb sau contractului de donatie, enumerarea si descrierea partilor aflate in proprietatea comuna si cota-parte din proprietatea comuna ce revine fiecarui apartament sau spatiu cu alta destinatie decat cea de locuinta .
Inscrierea ulterioara in asociatia de proprietari a proprietarilor care nu au fost prezenti la adunarea de constituire si care nu si-au dat consimtamantul in conditiile aratate se face la cererea acestora, prin inscrierea datelor intr-un act aditional la acordul de asociere, incheiat cu proprietarul interesat, fara alte formalitati.

In cadrul adunarii generale se vor lua decizii cu privire la:
- stabilirea numelui si sediului asociatiei de proprietari;
- semnarea acordului de asociere si adoptarea statutului asociatiei de proprietari;
- alegerea comitetului executiv, a prezidiului si a comisiei de cenzori;
- elaborarea procesului-verbal de constituire a asociatiei de proprietari.
In vederea inregistrarii asociatiei de proprietari la judecatorie, pentru dobandirea personalitatii juridice, in prealabil, fiecare proprietar de apartament sau de spatiu cu alta destinatie decat aceea de locuinta trebuie sa-si transcrie actele care constituie titlu de proprietate sau, acolo unde exista carte funciara, sa fie inscrisa intreaga proprietate asupra cladirii.

In adunarea de constituire se prezinta si se adopta statutul asociatiei de proprietari, in care se vor cuprinde precizari cu privire la:
a) denumirea, forma juridica, sediul, durata de functionare ale asociatiei de proprietari;
b) scopul si obiectul de activitate ale asociatiei de proprietari;
c) mijloace materiale si banesti de care poate dispune asociatia de proprietari; venituri si cheltuieli;
d) membrii asociatiei de proprietari, drepturile si obligatiile acestora;
e) structura organizatorica, modul de functionare, managementul asociatiei de proprietari;
f) repartizarea cheltuielilor asociatiei de proprietari;
g) conditiile in care se dizolva asociatia de proprietari;
h) dispozitii finale, modalitatea de rezolvare a litigiilor, relatii contractuale, penalizari, daca adunarea generala a proprietarilor a adoptat sistemul propriu de penalizari, in conditiile legii.

Cererea de acordare a personalitatii juridice, impreuna cu copiile de pe procesul-verbal al adunarii de constituire, de pe acordul de asociere si de pe statutul asociatiei de proprietari, se depun de persoana imputernicita de proprietarii asociati la organul financiar local in a carui circumscriptie teritoriala se afla cladirea.
In cadrul adunarii de constituire a asociatiei de proprietari, in baza statutului adoptat, proprietarii vor alege un comitet executiv si o comisie de cenzori si vor hotari numarul membrilor acestora, precum si durata mandatelor lor.


4. LEGALIZAREA STATUTULUI SI A ACORDULUI DE ASOCIERE SI DEPUNEREA ACTELOR DE INREGISTRARE A ASOCIATIEI DE PROPRIETARI LA JUDECATORIE, IN VEDEREA OBTINERII SENTINTEI JUDECATORESTI DE INFIINTARE


Legalizarea se face la orice birou notarial.
Aceste documente se vor legaliza intr-un numar de copii necesar inregistrarii asociatiei de proprietari la judecatorie.
De regula, aceste acte sunt solicitate de judecatorii intr-un exemplar original si o copie legalizata, numarul acestora fiind stabilit de catre judecatorii.

Judecatoria va putea dispune inregistrarea asociatiei de proprietari ca persoana juridica, la cererea persoanei imputernicite prin procesul-verbal al adunarii constitutive. La aceasta cerere se vor atasa:
- un exemplar al procesului-verbal sus-mentionat, semnat de proprietarii care au participat la adunarea constitutiva;
- acordul de asociere, intocmit in conditiile art. 8 din anexa nr. 2 la Legea locuintei nr. 114/1996, cu modificarile ulterioare.
- statutul asociatiei, aprobat prin procesul-verbal al adunarii generale constitutive;
- dovada patrimoniului asociatiei de proprietari (cu extras de cont).
Toate aceste acte este necesar sa fie intocmite in cel putin doua exemplare originale, dintre care unul se va depune la judecatorie;
- dovada/dovezile de transcriere a actelor de proprietate, cel putin de catre proprietarii care au fost prezenti si au consimtit la inregistrarea asociatiei de proprietari ca persoana juridica (sau un certificat eliberat de grefierul de la Registrul de transcriptiuni imobiliare, care va atesta numai faptul ca actele de proprietate au fost transcrise).
In cazul cladirilor din localitatile supuse regimului de carte funciara, prevazute de Decretul-Lege nr. 115/1938, intrucat se poate inscrie intreaga cladire intr-o carte funciara colectiva, chiar daca nu toti proprietarii au cerut inscrierea proprietatii individuale potrivit prevederilor art. 59 din aceasta lege, nu se creeaza dificultati la inregistrarea asociatiilor de proprietari la judecatorii, proprietatea asupra cladirii putand fi dovedita printr-un extras de carte funciara .
Cu privire la cererea asociatiei de proprietari, instanta de judecata se va pronunta printr-o sentinta care se va inscrie in Registrul special privind persoanele juridice, dupa ce sentinta ramane definitiva.
Inregistrarea asociatiilor de proprietari la judecatorii este supusa taxei judiciare de timbru de 150.000 lei, potrivit art. 4 lit. b) din Legea nr. 146/1997 (cu modificari), si unui timbru judiciar, potrivit Ordonantei Guvernului nr. 32/1995, cu modificarile ulterioare.

Acordul de asociere trebuie sa contina:
- adresa proprietatii;
- numele si prenumele proprietarilor unitatilor locative;
- descrierea proprietatii, cuprinzand: descrierea cladirii, structura cladirii, numarul de etaje, numarul de apartamente structurate pe numar de camere, terenul aferent cladirii;
- enumerarea si descrierea partilor aflate in proprietate comuna;
- cota-parte ce revine fiecarui apartament din proprietatea comuna.

5. COMANDAREA STAMPILELOR


Stampila se poate comanda la orice agent economic de profil de catre persoana delegata de asociatia de proprietari, in prima adunare generala de organizare.
Pentru a afla conditiile de eliberare a stampilei, documentele necesare si costul confectionarii acesteia, asociatia de proprietari se poate adresa unitatilor de profil.


6. DESCHIDEREA CONTULUI LA O SOCIETATE BANCARA


Asociatia de proprietari isi poate alege societatea bancara la care doreste sa-si deschida cont . Aceasta poate fi C.E.C. sau orice societate bancara cu capital de stat sau privat din Romania.


Pentru deschiderea contului la societatea bancara sunt necesare, de regula, urmatoarele acte:
- copie legalizata de pe statutul asociatiei de proprietari;
- copie legalizata de pe acordul de asociere;
- copie legalizata de pe sentinta judecatoreasca de constituire a asociatiei de proprietari;
- formular pentru specimen de semnatura, care se completeaza la societatea bancara si suma pe care asociatia de proprietari doreste sa o depuna, reprezentand capitalul social.
Deschiderea contului la societatea bancara se face de catre presedintele asociatiei de proprietari impreuna cu contabilul acesteia.


7. INREGISTRAREA LA ADMINISTRATIA FINANCIARA


Pentru ca asociatia de proprietari sa fie luata in evidenta administratiei financiare trebuie sa obtina un numar de cod fiscal.
Asociatia de proprietari nu plateste T.V.A.


Pentru obtinerea numarului de cod fiscal sunt necesare, de regula, urmatoarele acte:
- formularul de inregistrare la administratia financiara, completat la masina de scris, semnat si stampilat;
- copie de pe statutul asociatiei de proprietari;
- copie de pe acordul de asociere;
- copie de pe sentinta judecatoreasca de constituire a asociatiei de proprietari.
Inregistrarea la administratia financiara se face de catre persoana desemnata de comitetul executiv al asociatiei de proprietari.


8. INCHEIEREA CONTRACTELOR CU FURNIZORII DE UTILITATI EDILITAR-GOSPODARESTI (apa-canal, termoficare, gaz, electricitate, salubritate etc.)


La incheierea contractelor sunt necesare urmatoarele documente:
- copie de pe sentinta judecatoreasca de constituire a asociatiei de proprietari;
- copie de pe documentul de confirmare a codului fiscal si numarul contului din societatea bancara;
- contractul-tip al agentului economic prestator de servicii;
- scrisoare de garantie bancara pentru o suma acoperitoare a costurilor pe o perioada de o luna de varf pentru serviciul furnizat.
Contractul-tip al agentului economic furnizor se poate completa cu obiectii la contract, acceptate de ambele parti.


9. PRELUAREA PATRIMONIULUI DE CATRE ASOCIATIA DE PROPRIETARI DE LA ASOCIATIA DE LOCATARI


Este necesar ca asociatia de proprietari sa preia de la asociatia de locatari urmatoarele valori si documente justificative, care se consemneaza intr-un proces-verbal de predare-primire a patrimoniului (aferent condominiului/cladirii pentru care aceasta s-a constituit):
- soldul in casa;
- soldul contului disponibil in societatea bancara sau la C.E.C.;
- situatia sumelor neachitate la data constituirii asociatiei de proprietari de catre membrii sai, care au facut parte din asociatia de locatari, contributiile restante la fondurile speciale, in cazul in care din respectivele fonduri s-au efectuat plati de catre asociatia de locatari (sau daca aceste plati sunt in curs de efectuare pentru prestatii sau lucrari contractate);
- situatia debitorilor, altii decat membrii asociatiei de locatari;
- evidenta fondului de rulment si a garantiilor pentru furnizarea de utilitati;
- soldul fondului de reparatii;
- soldul altor fonduri legal constituite;
- creditorii;
- mijloacele materiale si mijloacele fixe.


Etapele preluarii patrimoniului asociatiei de proprietari de la asociatia de locatari pot fi urmatoarele:
A. Incheierea unui protocol intre asociatia de proprietari si asociatia de locatari din care aceasta a facut parte .
B. Verificarea corectitudinii documentelor de catre comisiile de cenzori ale celor doua asociatii (asociatia de locatari, respectiv de proprietari). Cele doua comisii de cenzori pot lucra in comun.
C. Plata sumelor restante ale membrilor asociatiei de proprietari catre asociatia de locatari. Aceasta plata se poate face din suma pe care asociatia de proprietari trebuie sa o primeasca de la asociatia de locatari, reprezentand cuantumul total al fondului de rulment colectat de la membrii noii asociatii de proprietari.
D. Incheierea unui angajament de plata pentru decontarile ulterioare intre asociatia de locatari si asociatia de proprietari.
E. Preluarea mijloacelor fixe, daca este cazul .
In cazul in care presedintele asociatiei de proprietari este si presedintele asociatiei de locatari, pentru asociatia de locatari vor semna documentele toti membrii comitetului executiv al acesteia.