INTEGRAL: Ordinul 170/2015 pentru aprobarea Reglementarilor contabile privind contabilitatea in partida simpla

MINISTERUL FINANTELOR PUBLICE

Avand in vedere prevederile art. 1 alin. (5) si art. 4 alin. (2) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare,

in temeiul prevederilor art. 10 alin. (4) din Hotararea Guvernului nr. 34/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Finantelor Publice, cu modificarile si completarile ulterioare, ministrul finantelor publice emite urmatorul ordin:

Art. 1

Se aproba Reglementarile contabile privind contabilitatea in partida simpla, prevazute in anexa care face parte integranta din prezentul ordin.

Art. 2

Reglementarile contabile privind contabilitatea in partida simpla se aplica de catre urmatoarele categorii de persoane:

a) persoanele fizice si asocierile fara personalitate juridica ale caror venituri sunt supuse impozitului pe venit in conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, al caror venit anual este determinat in sistem real, pe baza datelor din contabilitate, fiind obtinut din urmatoarele surse:

- activitati independente;

- cedarea folosintei bunurilor;

- activitati agricole, silvicultura si piscicultura;

b) persoanele sau entitatile care, prin actul normativ de infiintare, prin legi speciale sau prin alte acte normative, au obligatia tinerii contabilitatii in partida simpla, cu exceptia persoanelor juridice fara scop patrimonial.

Art. 3

Persoanele prevazute la art. 2 lit. a) au obligatia sa conduca evidenta contabila pe baza regulilor contabilitatii in partida simpla sau, la optiunea acestora, pe baza regulilor contabilitatii in partida dubla, cu exceptia celor pentru care in actul normativ de infiintare, in legi speciale sau in alte acte normative exista prevederi exprese privind tinerea contabilitatii in partida simpla.

Art. 4

(1) Persoanele prevazute la art. 2 lit. a) care conduc evidenta contabila pe baza regulilor contabilitatii in partida simpla pot trece la conducerea contabilitatii in partida dubla de la inceputul exercitiului financiar ulterior celui in care au decis aceasta trecere.

(2) Persoanele infiintate dupa data intrarii in vigoare a prezentului ordin, care se incadreaza in categoria celor prevazue la art. 2 lit. a) pot opta pentru tinerea contabilitatii in partida dubla de la data infiintarii acestora.

Art. 5

(1) Persoanele prevazute la art. 2 lit. a) care opteaza pentru tinerea evidentei contabile pe baza regulilor contabilitatii in partida dubla organizeaza si conduc contabilitatea proprie in baza reglementarilor contabile in vigoare, aplicabile operatorilor economici, pana la nivel de balanta de verificare, fara a intocmi situatii financiare anuale. Evidenta contabila astfel tinuta trebuie sa permita determinarea informatiilor necesare pentru indeplinirea obligatiilor prevazute de legislatia in vigoare.

(2) Persoanele prevazute la alin. (1) intocmesc Registrul-jurnal (cod 14-1-1) si Registrul-inventar (cod 14-1-2). Intocmirea, editarea si pastrarea registrelor contabile si a celorlalte documente financiar-contabile se efectueaza conform normelor privind documentele financiar-contabile, elaborate de Ministerul Finantelor Publice.

(3) Persoanele prevazute la alin. (1) vor prelua, pe baza inventarului si a informatiilor privind creantele si datoriile, ca solduri initiale, la inceputul exercitiului financiar pentru care au optat sa treaca la conducerea contabilitatii in partida dubla, sumele din documentele intocmite pentru tinerea contabilitatii in partida simpla, respectiv din:

- Registrul-inventar;

- Registrul-jurnal de incasari si plati;

- fisa mijlocului fix;

- extras de cont;

- alte documente.

Deschiderea conturilor de imobilizari, stocuri, creante, disponibilitati banesti si datorii, in vederea preluarii in contabilitatea in partida dubla a acestor elemente, se efectueaza cu ajutorul contului 455 "Sume datorate actionarilor/asociatilor".

Prin exceptie de la functiunea contului 455 "Sume datorate actionarilor/asociatilor" prezentata in reglementarile contabile in vigoare, aplicabile operatorilor economici, la trecerea de la contabilitatea in partida simpla la contabilitatea in partida dubla se efectueaza urmatoarele inregistrari:

- in creditul contului 455 "Sume datorate actionarilor/asociatilor" se inregistreaza soldurile conturilor de natura activelor (imobilizari, stocuri, creante, disponibilitati banesti);

- in debitul contului 455 "Sume datorate actionarilor/asociatilor" se inregistreaza soldurile conturilor de natura datoriilor.

Diferenta dintre valoarea activelor si valoarea datoriilor din contul 455 "Sume datorate actionarilor/asociatilor) se va reflecta in soldul acestuia, astfel:

- sold creditor - cand valoarea activelor este mai mare decat valoarea datoriilor;

- sold debitor - cand valoarea activelor este mai mica decat valoarea datoriilor.

Art. 6

Prezentul ordin intra in vigoare incepand cu data de 1 martie 2015.

Art. 7

La data intrarii in vigoare a prezentului ordin se abroga:

a) Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.040/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla de catre persoanele fizice care au calitatea de contribuabil in conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 642 din 16 iulie 2004;

b) Normele specifice de intocmire si utilizare a documentului Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) cuprinse in anexa nr. 2 la Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870 si 870 bis din 23 decembrie 2008, cu completarile ulterioare;

c) Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 2.410/2007 privind aspecte de natura contabila si fiscala referitoare la practicienii in insolventa, persoane fizice sau juridice, care isi desfasoara activitatea in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 86/2006 privind organizarea activitatii practicienilor in insolventa, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 885 din 27 decembrie 2007.

Art. 8

Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I.

ANEXA - REGLEMENTARI CONTABILE privind contabilitatea in partida simpla

CAPITOLUL I - Aria de aplicabilitate

Prezentele reglementari se aplica de catre:

1. persoanele fizice si asocierile fara personalitate juridica, ale caror venituri sunt supuse impozitului pe venit in conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare (Codul fiscal), al caror venit net anual este determinat in sistem real, pe baza datelor din contabilitate, si este obtinut din urmatoarele surse:

a) activitati independente;

b) cedarea folosintei bunurilor;

c) activitati agricole, silvicultura si piscicultura.

Persoanele care desfasoara activitati independente si care au obligatia tinerii contabilitatii conform prezentelor reglementari sunt persoanele care obtin venituri din:

a.1 - activitati economice (persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale si intreprinderi familiale);

a.2 - profesii libere (medici, avocati, notari, auditori financiari, consultanti fiscali, experti contabili, arhitecti si alte profesii reglementate);

a.3 - drepturi de proprietate intelectuala (in conditiile in care opteaza pentru determinarea venitului net in sistem real);

2. persoanele sau entitatile care, prin actul normativ de infiintare, prin legi speciale sau prin alte acte normative, au obligatia tinerii contabilitatii in partida simpla, cu exceptia persoanelor juridice fara scop patrimonial.

CAPITOLUL II - Dispozitii generale privind tinerea contabilitatii in partida simpla

1. In intelesul prezentelor reglementari, contabilitatea in partida simpla reprezinta ansamblul registrelor si documentelor financiar-contabile, legal reglementate, care servesc la evidentierea in contabilitate, in mod cronologic si sistematic, a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative.

2. Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla pot utiliza formularele financiar-contabile prevazute in prezentele reglementari sau numai o parte din acesta, in functie de elementele specifice activitatii desfasurate, astfel incat acestea sa permita determinarea informatiilor necesare pentru indeplinirea obligatiilor prevazute de legislatia in vigoare.

3. In functie de necesitati, persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla pot utiliza si alte formulare financiar-contabile prevazute in Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordonul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu completarile ulterioare. In acest caz, elementele referitoare la conturi, debit, credit, semnaturi de aprobare, avizare, precum si alte elemente similare, nu se completeaza.

4. Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla pot folosi si alte formulare prevazute in mod expres de acte normative care reglementeaza activitati economice specifice (agricultura, exploatarea masei lemnoase, jocuri de noroc etc.).

5. Formularele financiar-contabile pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.

6. In conditiile utilizarii sistemelor informatice, trebuie sa fie respectate criteriile minimale privind programele informatice utilizate in domeniul financiar-contabil, prevazute de Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008, cu completarile ulterioare.

7. Factura se intocmeste, se utilizeaza, se corecteaza, se reconstituie (in cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii) si se arhiveaza in conformitate cu prevederile Codului fiscal.

8. Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla au obligatia sa efectueze inventarierea la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, precum si la incetarea activitatii.

9. Inventarierea cuprinde toate elementele de natura activelor si datoriilor care contribuie la desfasurarea activitatii persoanei care conduce contabilitatea in partida simpla si se face cu respectarea prevederilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

10. In sensul prezentelor reglementari, elementele patrimoniale sunt bunurile si drepturile care contribuie la desfasurarea activitatii persoanei care conduce contabilitatea in partida simpla. Acestea cuprind imobilizari corporale (mijloace fixe), stocuri si imobilizari necorporale, respectiv programe informatice, brevete, licente, marci comerciale, drepturi si active similare.

11. Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla nu intocmesc situatii financiare anuale.

CAPITOLUL III - Norme generale privind contabilitatea in partida simpla si documentele financiar-contabile

1. Contabilitatea in partida simpla se tine in limba romana si in moneda nationala.

2. Orice operatiune economico-financiara se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza evidentierii in contabilitatea in partida simpla, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

3. Documentele justificative care se evidentiaza in contabilitatea in partida simpla angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit.

4. Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei care intocmeste documentul;

- numrul documentului si data intocmirii acestuia;

- codul de inregistrare fiscala (cand este cazul);

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);

- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efecuate;

- numele, prenumele si semnatura persoanei care a intocmit documentul, dupa caz;

- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

5. In documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

6. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul corect sau cifra corecta. Corectarea se face pe toate exemplarele documentului financiar-contabil si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

7. In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si se pastreaza sau ramane in carnetul respectiv.

8. Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta de pix sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz.

9. Pentru evidentierea in contabilitatea in partida simpla a operatiunilor efectuate se utilizeaza urmatoarele registre contabile: Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) si Registrul-inventar (cod 14-1-2/b), prevazulte la cap. V.

10. Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate, incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiunilor economico-financiare efectuate.

11. Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) serveste la inregistrarea cronologica a tuturor sumelor incasate si platite, atat in numerar, cat si prin conturi bancare.

12. Sumele inregistrate in Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) se totalizeaza lunar.

13. Registrul-inventar (cod 14-1-2/b) serveste la inregistrarea elementelor de natura activelor si datoriilor inventariate.

14. Modelele registrelor de contabilitate utilizate de persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla, precum si normele de intocmire a acestora sunt prezentate la cap. V.

15. Registrele de contabilitate parafate si inregistrate la organele fiscale teritoriale anterior intrarii in vigoare a prezentelor reglementari pot fi utilizate pana la epuizare, cu conditia respectarii continutului de informatii si a normelor de intocmire si utilizare a acestora prevazute la cap. V.

16. Elementele patrimoniale se evidentiaza in contabilitate la valoarea de intrare, respectiv la cost de achizitie, de productie sau la pretul pietei, in baza documentelor justificative care atesta dobandirea acestora.

17. Evidenta imobilizarilor corporale (mijloace fixe) se tine cu ajutorul Fisei mijlocului fix (cod 14-2-2).

18. Operatiunile efectuate in valuta se evidentiaza in contabilitate in moneda nationala, utilizandu-se cursul de schimb valutar de la data efectuarii operatiunii.

Prin curs valutar de schimb la data efectuarii operatiunii se intelege cursul de schimb al pietei valutare, comunicat de Banca Nationala a Romaniei, din ultima zi bancara anterioara operatiunii, disponibil ca informatie la momentul efectuarii operatiunii (incasare, plata, emitere de documente).

Sumele aferente operatiunilor in valuta se inregistreaza in Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) in lei, cu mentionarea in coloana de explicatii a valorii in valuta.

19. In conditiile utilizarii aparatelor de marcat electronice fiscale, in conformitate cu prevederile legale, documentul in baza caruia se inregistreaza in contabilitate incasarile zilnice este raportul fiscal de inchidere zilnica, respectiv registrul special intocmit in conditiile defectarii aparatelor de marcat electronice fiscale.

20. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora, cu aplicarea prevederilor Ordinului ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008, cu completarile ulterioare.

CAPITOLUL IV - Arhivarea si pastrarea documentelor financiar-contabile

1. Persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla au obligatia sa pastreze in arhiva lor registrele de contabilitate si documentele justificative care au stat la baza evidentierii operatiunilor economic-financiare in contabilitatea in partida simpla.

2. Termenul de pastrare a Registrului-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b) si a Registrului-inventar (cod 14-1-2/b) este de 10 ani.

3. Documentele justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla se pastreaza pe o perioada de 5 ani, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza 50 de ani.

4. Documentele justificative care atesta provenienta unor bunuri cu durata de utilizare mai mare decat perioada prevazuta la pct. 3 se pastreaza pe perioada de utilizare a bunurilor.

5. Arhivarea documentelor financiar-contabile se face cu respectarea urmatoarelor reguli:

- documentele se grupeaza in dosare care se numeroteaza;

- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui an la care se refera acestea;

- dosarele continand documente financiar-contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

6. Arhivarea electronica a documentelor financiar-contabile se face cu respectarea conditiilor prevazute de Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008, cu completarile ulterioare.

CAPITOLUL V - Registrele si documentele financiar-contabile utilizate in scopul conducerii contabilitatii in partida simpla*

SECTIUNEA 1 - Nomenclatorul registrelor si formularelor financiar-contabile

Nr. crt. Denumirea formularului Cod

1. Registrul-jurnal de incasari si plati 14-1-1/b

2. Registrul-inventar 14-1-2/b

3. Fisa mijlocului fix 14-2-2

4. Factura**

5. Aviz de insotire a marfii 14-3-6A

6. Lista de inventariere 14-3-12

7. Chitanta 14-4-1

8. Chitanta pentru operatiuni in valuta 14-4-1/a

9. Dispozitie de plata/incasare catre casierie 14-4-4

10. Statul de salarii 14-5-1/k

----------

*) Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile cuprinse in tabelul de mai sus, cu exceptia celor aferente facturii si celor doua registre, se regasesc in Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008, cu completarile ulterioare.

In functie de necesitati, persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla pot utiliza si alte formulare financiar-contabile prevazute in Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008, cu completarile ulterioare, precum si in alte acte normative.

**) Factura se intocmeste si se utilizeaza in conformitate cu prevederile Codului fiscal.

SECTIUNEA 2 - Modelele si normele de intocmire si utilizare a registrelor contabile

REGISTRUL-JURNAL DE INCASARI SI PLATI

(cod 14-1-1/b)

Registrul-jurnal de incasari si plati este documentul contabil care serveste la inregistrarea incasarilor si platilor aferente activitatii persoanelor care conduc evidenta contabila pe baza regulilor contabilitatii in partida simpla.

Registrul-jurnal de incasari si plati se intocmeste intr-un exemplar, inregistrarea operatiunilor pe baza documentelor justificative facandu-se distinct, pe fiecare operatiune de incasare/plata.

In Registrul-jurnal de incasari si plati se inregistreaza atat operatiunile in numerar, cat si cele efectuate prin contul curent de la banca, la valoarea prevazuta in documentele justificative, inclusiv taxa pe valoarea adaugata.

Incasarile din Registrul-jurnal de incasari si plati cuprind:

- sumele incasate din desfasurarea activitatii;

- aporturile in numerar si prin conturi bancare aduse la inceperea activitatii ori in cursul desfasurarii acesteia;

- sumele primite sub forma de credite bancare sau de alte imprumuturi;

- sumele primite ca despagubiri;

- sumele primite sub forma de sponsorizari, mecenat sau donatii;

- sumele primite reprezetnand forme de sprijin cu destinatie speciala din fonduri nerambursabile (subventii);

- alte sume incasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalitati).

Platile din Registrul-jurnal de incasari si plati cuprind:

- platile efectuate in cadrul activitatii desfasurate in scopul realizarii de venituri;

- sumele reprezentand restituirea aporturilor in numerar si prin conturi bancare;

- sumele reprezentand rambursarea de credite bancare sau de alte imprumuturi;

- alte plati efectuate (de exemplu: penalitati, amenzi platite s.a.).

Sumele inregistrate in Registrul-jurnal de incasari si plati se totalizeaza lunar.

In conditiile conducerii evidentei contabile in partida simpla cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare operatiune economico-financiara se va inregistra in ordine cronologica, in functie de data efectuarii operatiunii de incasare/plata.

Registrul-jurnal de incasari si plati se arhiveaza impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii acestuia.

Continutul minimal obligatoriu de informatii al Registrului-jurnal de incasari si plati este urmatorul:

- data efectuarii operatiunii de incasare/plata;

- denumirea si numarul documentului justificativ care sta la baza inregistrarii operatiunii;

- explicatii privind natura operatiunii;

- suma incasata in numerar sau prin banca, ce rezulta din fiecare document justificativ;

- suma platita in numerar sau prin banca, ce rezulta din fiecare document justificativ.

Nr. pagina ......

REGISTRUL-JURNAL DE INCASARI SI PLATI

Nr. crt. Data operatiunii de incasare/plata Documentul (fel, numar) Incasari Plati

Numerar Banca Numerar Banca

0 1 2 3 4 5 6 7

14-1-1/b

REGISTRUL-INVENTAR

(cod 14-1-2/b)

Registrul-inventar serveste ca document contabil de inregistrare a elementelor de natura activelor si datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creantele si datoriile).

Registrul-inventar se intocmeste de catre persoanele care conduc contabilitatea in partida simpla, intr-un exemplar.

Registrul-inventar se completeaza la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar, precum si cu ocazia incetarii activitatii.

Registrul-inventar se completeaza prin inscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate dupa natura lor, potrivit optiunii persoanei respective. In acest caz, listele de inventariere se anexeaza la Registrul-inventar.

In cazul incetarii activitatii, Registrul-inventar se completeaza cu valoarea elementelor inventariate faptic la acea data.

In coloana 1 se inscrie numarul curent al fiecarei operatiuni inregistrate in ordine cronologica.

In coloana 2 se inscriu elementele inventariate, fie element cu element, fie denumirea grupei de elemente inventariate preluata din lista de inventariere.

In coloana 3 se inscrie valoarea de inventar reprezentata de:

- valoarea de intrare a elementelor patrimoniale inventariate, potrivit documentelor justificative, sau totalurile din listele de inventariere a elementelor patrimoniale grupate dupa natura lor;

- valoarea ramasa de incasat, respectiv de plata, rezultata in urma inventarierii creantelor si a datoriilor.

In conditiile conducerii evidentei contabile in partida simpla cu ajutorul tehnicii de calcul, Registrul-inventar se editeaza anual sau la cererea organului de control.

Registrul-inventar se arhiveaza impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lui.

Nr. pagina .......

REGISTRUL-INVENTAR

la data de ......................

Nr. crt. Denumirea elementelor inventariate Valoarea de inventar

1 2 3

14-1-2/b

Intocmit,