HG nr. 500/2011 privind registrul general de evidenta a salariatilor

Registrul general de evidenta a salariatilor

In temeiul art. 108 din Constitutia Romaniei, republicata, precum si al art. 34 alin. (7) din Legea nr. 53/2003 a�� Codul muncii, republicata, Guvernul Romaniei adopta prezenta hotarare .

Art. 1
Prezenta hotarare stabileste metodologia de intocmire si completare a registrului general de evidenta a salariatilor, denumit in continuare registru, inregistrarile care se efectueaza, precum si orice alte elemente in legatura cu acesta.

Art. 2
(1) Incadrarea in munca a unei persoane se realizeaza, potrivit prevederilor Legii nr. 53/2003 a�� Codul muncii, republicata, numai prin incheierea unui contract individual de munca, in temeiul caruia persoana fizica, in calitate de salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in schimbul unei remuneratii denumite salariu .
(2) Fiecare angajator are obligatia de a infiinta si transmite la inspectoratul teritorial de munca un registru general de evidenta a salariatilor si de a-l prezenta inspectorilor de munca, la solicitarea acestora.
(3) Angajatorii care au infiintat sucursale, agentii, reprezentante sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, carora le-au delegat competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, pot delega acestora si competenta infiintarii registrului.
(4) Au obligatia de a infiinta si transmite registrul la inspectoratul teritorial de munca si misiunile diplomatice si oficiile consulare ale altor state in Romania, respectiv, dupa caz, institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice ale altor state in Romania, pentru personalul angajat local care are cetatenia romana sau resedinta permanenta in Romania.
(5) Completarea si transmiterea registrului se fac de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator .
(6) Angajatorii pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin incheierea, cu respectarea dispozitiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare, de contracte de prestari servicii cu prestatori inregistrati la inspectoratele teritoriale de munca, care isi desfasoara activitatea in conditiile prevederilor legale in vigoare.
(7) Prestatorii prevazuti la alin. (6) nu pot subcontracta, la randul lor, serviciile de completare si transmitere a registrului incredintate de angajator .
(8) In situatia prevazuta la alin. (6), angajatorul are obligatia informarii, in scris, a inspectoratului teritorial de munca despre incheierea contractului de prestari servicii .
(9) Contractarea serviciului de completare si transmitere a registrului nu exonereaza angajatorul de obligatiile stabilite de prezentul act normativ.
(10) Angajatorii/prestatorii care opereaza efectiv in registru au obligatia sa prelucreze datele cu caracter personal ale salariatilor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificarile si completarile ulterioare.
(11) Procedura si actele pe care angajatorii sunt obligati sa le prezinte la inspectoratul teritorial de munca pentru obtinerea parolei se stabilesc prin ordin al ministrului muncii, familiei si protectiei sociale.

Art. 3
(1) Registrul se intocmeste in forma electronica.
(2) Registrul se completeaza in ordinea angajarii si cuprinde urmatoarele elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariatilor: numele, prenumele, codul numeric personal a�� CNP, cetatenia si tara de provenienta a�� Uniunea Europeana a�� UE, non-UE, Spatiul Economic European a�� SEE;
b) data angajarii;
c) perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea;
d) functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii Ocupatiilor din Romania (COR) sau altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munca;
f) durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia;
g) salariul, sporurile si cuantumul acestora;
h) perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale;
i) data incetarii contractului individual de munca .

Art. 4
(1) Completarea, respectiv inregistrarea in registru a elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) se face dupa cum urmeaza:
a) la angajarea fiecarui salariat, elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a)a��g) se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara inceperii activitatii de catre salariatul in cauza;
b) elementul prevazut la art. 3 alin. (2) lit. g) se completeaza si pentru contractele individuale de munca deja inregistrate, in termen de 90 de zile de la data intrarii in vigoare a prezentei hotarari;
c) elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. h) se inregistreaza in registru in termen de maximum 20 de zile lucratoare de la data suspendarii;
d) elementele prevazute la art. 3 alin. (2) lit. i) se inregistreaza in registru la data incetarii contractului individual de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, in conditiile legii, incetarea contractului individual de munca;
e) pentru salariatii detasati, angajatorul de baza completeaza perioada detasarii si denumirea angajatorului la care se face detasarea, anterior inceperii detasarii.
(2) Orice modificare a elementelor prevazute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)a��g) se inregistreaza in registru cel tarziu in ziua lucratoare anterioara implinirii termenului de 20 de zile lucratoare prevazut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003, republicata. Exceptie fac situatiile in care modificarile se produc ca urmare a unei hotarari judecatoresti sau ca efect al unui act normativ cand inregistrarea in registru se face in ziua in care angajatorul se prezuma, potrivit legii, ca a luat cunostinta de continutul acestora.
(3) Orice corectie a erorilor survenite in completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea.

Art. 5
(1) Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munca in format electronic, prin utilizarea uneia dintre urmatoarele modalitati:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspectiei Muncii;
b) prin e-mail, pe baza de semnatura electronica;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munca in format electronic, insotit de o adresa de inaintare semnata de angajator .
(2) Evidenta registrelor, respectiv a datelor cuprinse in acestea, transmise de angajatori/prestatori de servicii, se tine intr-o baza de date organizata la nivelul Inspectiei Muncii.