Actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev. 3. Ghid practic si aspecte juridice

In acest context, noua revizuire a Clasificarii Activitatilor din Economia Nationala (CAEN) - Rev. 3, intrata in vigoare recent, aduce modificari semnificative ce trebuie avute in vedere de catre toti agentii economici, autoritatile fiscale si alte entitati relevante.

Dar mai intai de toate, ce este clasificarea CAEN? Aceasta clasificare a fost proiectata pentru a permite gruparea pe criterii de omogenitate a datelor referitoare la ``unitati statistice``, cum ar fi, de exemplu, o uzina sau un grup de uzine ce constituie o entitate economica, o intreprindere .

Clasificarea asigura baza pentru pregatirea unei game largi de date statistice (productie, factori de productie, formarea de capital si tranzactiile financiare) ale acestor unitati. Clasificarea activitatilor din economia nationala a fost elaborata de catre Institutul National de Statistica (INS) pentru o ordonare specifica a informatiilor corespunzatoare cerintelor economiei de piata si trecerii la sistemul conturilor nationale.

Astfel, intrarea in vigoare a noii clasificari CAEN Rev. 3 genereaza o serie de intrebari, care vor fi clarificate in cadrul prezentului articol:

1. Actualizarea codului CAEN se realizeaza din oficiu sau la cerere?

Ordinul nr. 2.938/C din 20 decembrie 2024 prevede la art. 1 ca ``actualizarea obiectului de activitate conform Clasificarii activitatilor din economia nationala - CAEN Rev. 3, denumita in continuare CAEN Rev. 3, pentru profesionistii supusi inregistrarii in registrul comertului potrivit art. 4 alin. (1) din Legea nr. 265/2022 privind registrul comertului si pentru modificarea si completarea altor acte normative cu incidenta asupra inregistrarii in registrul comertului, cu modificarile si completarile ulterioare, se realizeaza de Oficiul National al Registrului Comertului, prin oficiile registrului comertului, la cerere``.

Cererea standard de inregistrare in registrul comertului a fost completata pentru a permite persoanelor fizice si juridice supuse inregistrarii in registrul comertului, actualizarea la cerere a obiectului lor de activitate dupa 1 ianuarie 2025, pe baza unei proceduri simplificate prin bifarea unui punct 8 care a fost adaugat in acest sens in cadrul cererii respective si prin completarea noului cod CAEN conform CAEN Rev. 3 care corespunde activitatii lor principale, cu conditia ca nicio alta modificare sa nu fie adusa celorlalte activitati care alcatuiesc obiectul lor de activitate, activitati care vor fi convertite in mod automat de catre Registrul Comertului conform CAEN Rev. 3, fara a fi necesara modificarea actului constitutiv pentru a prevedea obiectul de activitate astfel actualizat.

2. Ce documente sunt necesare pentru actualizarea codului CAEN?

Procedura de actualizare a codului CAEN este una simplificata. Actualizarea obiectului de activitate se realizeaza prin completarea cererii de inregistrare in registrul comertului (Anexa 2a), la sectiunea V - ``Obiectul cererii privind inregistrarea in registrul comertului``, punctul 8 - ``Actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev. 3``. Nu este necesara depunerea altor documente suplimentare, cu exceptia dovezii privind imputernicirea persoanei desemnate sa indeplineasca formalitatile legale, in original, daca este cazul .

3. Pana cand trebuie depusa cererea de actualizare a codului CAEN si ce sanctiuni sunt prevazute?

Pentru companiile deja existente, nu a fost stabilit un termen limita pana la care trebuie realizata actualizarea codurilor CAEN conform noii clasificari (CAEN Rev. 3). De asemenea, autoritatile nu au impus sanctiuni sau penalizari pentru neactualizarea obiectului de activitate in conformitate cu noile prevederi. Astfel, firmele au libertatea de a efectua aceasta actualizare in functie de necesitatile lor operationale sau atunci cand depun alte cereri de modificare in registrul comertului, fara riscul unor consecinte legale imediate.

Incepand cu 1 ianuarie 2025, profesionistii care solicita inmatricularea sau inregistrarea in registrul comertului vor identifica activitatile ce constituie obiectul lor de activitate conform CAEN Rev. 3. Pentru celelalte cazuri, actualizarea obiectului de activitate conform CAEN Rev. 3 se va realiza fie (i) in momentul depunerii unei cereri de inregistrare pentru actualizarea obiectului de activitate, conform prevederilor acestui Ordin, fie (ii) simultan cu inregistrarea unei alte mentiuni in registrul comertului.

4. Care este costul acestui demers?

In toate situatiile care presupun actualizarea obiectului de activitate, oficiul registrului comertului elibereaza, in mod gratuit, un nou certificat de inregistrare, precum si informatii actualizate la zi din registrul comertului.

In concluzie, in contextul adoptarii CAEN Rev. 3, adaptarea la noile reglementari devine un pas esential pentru alinierea activitatilor economice la cerintele actuale ale pietei si legislatiei. Este crucial ca toate partile implicate sa fie informate si pregatite pentru a implementa noile standarde, contribuind astfel la o economie mai transparenta si mai bine reglementata.