Dialogurile MCP � Digitalizarea raporturilor de munca

Astfel, flexibilizarea raporturilor de munca prin mai multe mijloace a devenit o prioritate a angajatorilor si a salariatilor, acestia fiind nevoiti sa isi adapteze activitatea noilor circumstante.

Fata de directiile noi aparute in desfasurarea raporturilor de munca s-a nascut si nevoia adaptarii textelor de lege la noile realitati sociale. Astfel, mai multe acte normative recente tind catre modificarea normelor juridice deja existente in sensul replierii acestora pe noile modalitati de desfasurare a raporturilor de munca .

Cele mai recente astfel de modificari au fost discutate in cadrul seriei de Dialoguri organizata de MCP Cabinet avocati (fondat in anul 2008 de avocat Marius-Catalin Predut). Astfel, s-a avut in vedere lamurirea unora dintre cele mai frecvente intrebari aparute in piata in urma modificarilor recente ale legislatiei muncii in sensul adaptarii acesteia la modalitatile actuale de desfasurare a raporturilor de munca, respectiv cele operate prin OUG 36/2021 si OUG 37/2021, care au reglementat, printre altele:

- inlaturarea obligativitatii fisei de post si a regulamentului intern la microintreprinderi;

- reglementarea acordului de monitorizare a timpului de lucru intre angajatori si salariati la microintreprinderi si pentru salariatii mobili;

- reglementarea expresa a utilizarii semnaturii electronice in raporturile de munca;

- modificarea Legii nr. 81/2018 privind telemunca.

In cadrul discutiei, s-a aratat ca nu putem discuta despre o noua reglementare sau despre abordari noi ale raporturilor de munca ci, mai degraba, despre un raspuns intarziat al autoritatilor cu privire la modul in care ar trebui sa se desfasoare raporturile de munca, mai ales sub aspect administrativ. Observam ca noile acte normative nu aduc modificari sau completari esentiale in ceea ce priveste drepturile si obligatiile partilor in derularea relatiilor de munca, ci stabilesc aspecte administrative fata de noile realitati tehnologice care sunt implementate de foarte mult timp, mai ales la nivelul societatilor mari. Dar, observam ca in ultimii doi ani de zile - am intrat deja in al doilea an de constientizare a necesitatii utilizarii mijloacelor tehnologiei informationale - aceste mijloace au fost adoptate si de catre societatile mici.

Raportandu-ne la cele doua acte normative, OUG 36/2021 si OUG 37/2021, observam ca la nivelul pietei se confirma faptul ca derularea raporturilor de munca, incheierea contractului de munca, dispozitiile date de angajator salariatilor, raportarile date de catre salariati angajatorului se realizau prin mijloace de telecomunicatii si mijloace informationale. Aceste doua acte normative raspund, cum era firesc, nevoilor juridice actuale.

Cum ar trebui privite noile modificari cu privire la inlaturarea obligativitatii fisei de post si a regulamentului intern?

In ceea ce priveste aceste doua acte esentiale in derularea raporturilor de munca, fisa de post si actul normativ colectiv la nivelul angajatorului, regulamentul intern, trebuie nuantat expres un aspect foarte important: ne-am obisnuit ca in derularea raporturilor de munca sa existe o obligativitate in ceea ce priveste stabilirea modului in care partile sa isi desfasoare activitatea . Daca vrem sa acceptam flexibilizarea raporturilor de munca, trebuie sa acceptam cele doua aspecte importante: obligativitatea unor documente care sa stea la baza raporturilor de munca decurge din necesitatea de a asigura protectie salariatilor in derularea raporturilor de munca, pe de o parte, si pe de alta parte necesitatea intocmirii unor documente care sa confirme pe toata durata raporturilor de munca intelegerile initiale si cele care pot sa apara pe parcurs.

Privind cele doua acte normative care au aparut saptamana trecuta, cred ca piata s-a impartit in alb si negru, intre obligativitate si neobligativitate. Consider ca daca vrem sa introducem in cadrul raporturilor de munca flexibilitatea acestora trebuie sa acceptam si necesitatea. Astfel ca in nici un act normativ, atat Codul muncii cat si actele ulterioare si ultime, nu se stabileste interdictia intocmirii acestor doua documente, a fisei de post si regulamentul intern, lasand partilor, prin raportare la necesitatea derularii raporturilor de munca in bune conditii, optiunea de a incheia sau nu fisa de post sau regulamentul intern.

Aceasta flexibilizare presupune si o constientizare in derularea raporturilor de munca . O minima diligenta a angajatorului, pe de o parte, cat si a salariatului.

Angajatorul trebuie sa aiba o minima diligenta in a-si organiza activitatea si in a se raporta la anumite politici, la un anumit set de reguli pe care doreste a le impune la nivelul societatii, iar in acest scop va intocmi un regulament intern, iar daca doreste ca salariatul sa poata fi verificat atat sub aspect profesional, cat si sub aspect disciplinar, angajatorul va trebui sa accepte ca este necesar a prezenta salariatului o fisa de post ce urmeaza a fi anexata contractului individual de munca, fisa de post la care se va raporta in situatiile neplacute care pot sa apara.

Prin prisma acestor acte normative, mai ales la nivelul microintreprinderilor, nu mai discutam despre o obligatie de a intocmi regulamentul intern si fisa de post, ci de o necesitate. Atat angajatorii cat si salariatii trebuie sa fie diligenti, sa constientizeze necesitatea acestora, si acolo unde se impune sa implementeze aceste acte importante in derularea raporturilor de munca .

Astfel, punand in balanta obligativitatea fisei de post si a regulamentului intern, va trebui ca toti angajatorii sa accepte ca la momentul la care reclama necesitatea flexibilizarii relatiilor de munca trebuie sa constientizeze si necesitatea unei diligente in ceea ce priveste stabilirea cadrului acestora. Astfel ca un angajator ne-diligent care nu isi intocmeste un regulament intern privind stabilirea anumitor politici si proceduri de derulare a raporturilor de munca nu va putea sa impuna salariatilor respectarea unor proceduri care nu exista.

Asemanator in ceea ce priveste fisa postului: un angajator ne-diligent care considera inutila o fisa de post pe care sa o prezinte salariatului va ajunge in situatia in care sa nu poata verifica atat competentele profesionale cat si disciplina salariatilor.

Pe de alta parte, si salariatii, daca doresc un cadru predictibil au posibilitatea stabilita expres de noile modificari de a prezenta angajatorului o fisa de post care va crea cadrul atat sub aspectul sarcinilor de serviciu, cat si al responsabilitatilor. Este mai mult o chestiune de diligenta si de raspuns in ceea ce priveste o necesitate, si mai putin o chestiune de obligativitate a implementarii acestora. Angajatorii vor constientiza ca o obligatie care a existat pana acum era una necesara in derularea raporturilor de munca . Vor afla ca un angajator care are un regulament intern si care a prezentat salariatului o fisa de post poate sa monitorizeze cu usurinta activitatea desfasurata de salariat .

In ceea ce priveste introducerea acordului de monitorizare intre angajatori si salariati, ce ar urma sa contina un astfel de acord? Care sunt optiunile pe care le au angajatorii si salariatii?

Si modificarea referitoare la monitorizarea timpului de lucru raspunde unei necesitati de flexibilizare a relatiilor de munca. Pe de o parte stim destul de bine ca este dificil si se aloca destul de multe resurse umane, tehnologice si financiare pentru monitorizarea timpului de lucru al salariatilor prin condici, softuri si alte modalitati, dar pe de alta parte, insasi piata muncii reclama si solicita flexibilizarea relatiilor de munca .

Tocmai sub acest aspect al flexibilizarii, prin ultimele modificari se permite ca angajatorii si salariatii sa ajunga prin consens la o modalitate de monitorizare a timpului de lucru, mai ales ca discutam de situatii in care salariatul nu se prezinta fizic la locul de munca organizat de angajator ci isi desfasoara activitatea in alte locuri, fie in rural, fie in urban .

Modalitatile concrete de monitorizare a timpului de lucru, avand in vedere si necesitatea respectarii dreptului de deconectare al salariatului din activitatile pe care le desfasoara vor fi stabilite de comun acord avand in vedere si specificul activitatii angajatorului. Aceasta modalitate pe care partile o vor identifica va raspunde nevoilor si specificului muncii salariatului.

Astfel, se ajunge la asigurarea unui echilibru intre viata privata a salariatului si viata profesionala a acestuia. Monitorizarea se poate realiza prin sesiuni de logare pe anumite dispozitive electronice, modalitate recunoscuta, agreata si care poate fi verificata cu usurinta de angajator sau prezentata cu usurinta de salariat angajatorului in situatiile in care se pune in discutie daca salariatul a respectat timpul de lucru sau a realizat o norma de munca intr-un interval de timp prestabilit.

Pe de alta parte nu trebuie sa omitem faptul ca insasi piata impune ca munca si activitatile desfasurate de salariat sa se raporteze pe proiecte clar determinate. Si aceasta este o modalitate de monitorizare a timpului de lucru. De aceea, atat prin raportare la fisele de post si regulamentul intern care nu mai sunt obligatorii la microintreprinderi si acordul partilor in ceea ce priveste modul de monitorizare a timpului de lucru sunt elemente esentiale de flexibilizare, o materializare a flexibilizarii relatiilor de munca .

In situatia in care salariatul isi desfasoara activitatea in spatii sau pe dispozitive care sunt puse la dispozitie de catre terti, este suficient acordul de monitorizare dintre angajator si salariat sau este nevoie de un acord distinct, similar, si cu tertii in cauza?

Situatia in care salariatul isi desfasoara activitatea pentru o terta persoana dar in interesul si sub supravegherea angajatorului trebuie atent verificata. In acest scop va trebui sa existe si in aceasta situatie un acord clar stabilit (intre angajator si tertul in cauza), asemanator acordului care se incheie intre salariat si angajator, pentru ca nu intereseaza atat de mult subiectul care monitorizeaza ci acceptul monitorizarii in sine.

Sub aspectul debirocratizarii si flexibilizarii relatiilor de munca discutam despre un act normativ (OUG 36/2021) care reglementeaza utilizarea semnaturii electronice in relatiile de munca . S-ar putea discuta despre o nulitate sau scoatere din legalitate a documentelor semnate electronic anterior publicarii OUG 36/2021 prin simpla aplicare electronica a semnaturii olografe sau prin printare si scanare?

Nulitatea prin ea insasi presupune vatamarea unui interes . De aici se va pleca, daca s-a vatamat un interes prin acele documente, mai ales in situatia in care documentele care se reclama nu reflecta realitatea, adica nu a fost obtinut in realitate acordul persoanei respective.

In ceea ce priveste completarea articolului 16 din Codul muncii privind forma contractului individual de munca, nu se intampla altceva decat a se confirma si in domeniul dreptului muncii necesitatea si uzanta folosirii semnaturii electronice, stiindu-se ca, mai ales in ultimul an, in relatiile cu institutiile statului s-a folosit de catre angajatori aceasta semnatura electronica.

Introducerea semnaturii electronice si in portofoliul salariatului este o consecinta a celor intamplate. Semnatura electronica este cea care va debirocratiza si va usura cu adevarat activitatea, mai ales a departamentelor de resurse umane. Aceste noi modificari raspund, pe de o parte realitatilor tehnice privind folosirea semnaturii electronice stiindu-se faptul ca numeroase persoane fizice si-au achizitionat aceste device-uri de aplicare a semnaturii electronice necesare in relatiile cu autoritatile statului.

In completarea acestor necesitati este evident ca si relatiile de munca au impus aplicarea acestei semnaturi electronice atat la incheierea contractului individual de munca, cat si pe parcursul derularii relatiilor de munca, adica aplicarea semnaturii electronice pe procesele verbale de luare la cunostinta, pe dispozitiile date de catre angajator in ceea ce priveste desfasurarea activ de catre salariat, anumite sarcini punctuale de serviciu stabilite de angajator salariatului, luarea la cunostinta a anumitor decizii, chiar de concediere a salariatilor.

Exista o oarecare temere ca posibilitatea salariatului de a utiliza o semnatura electronica ar putea deveni un criteriu de selectie la angajare . Este aceasta o temere reala?

Va trebui sa observam ca utilizarea semnaturii electronice de catre o anumita categorie de salariati corespunde tocmai activitatii desfasurate de catre acestia: lejeritatii cu care acestia folosesc serviciile digitalizate. Daca discutam de o categorie de salariati care in mod curent nu folosesc tehnologia informatiei si comunicatiilor, nici angajatorul nu va impune acest lucru. De exemplu, domeniul constructiilor. Este evident ca in acest caz nici angajatorul nici salariatii nu folosesc atat de mult tehnologia digitalizata. In alte sectoare, de exemplu in domeniul IT, este evident ca unui IT-ist ii va fi usor sa aplice o semnatura pe contractul individual de munca .

Pe de alta parte, discutam de o perioada tranzitorie iar atunci cand vechiul este inlocuit de nou necesita anumite tranzitari. Este evident ca atunci cand un salariat observa ca semnatura electronica este o necesitate nu numai in raporturile de munca, ci si in relatiile cu autoritatile statului acest aspect va deveni un mod de viata: a nu mai avea la indemana un pix pentru semnarea unor documente ci a avea un stick pentru aplicarea semnaturii electronice. Este o noua realitate, o adaptare a tuturor in derularea nu numai a raporturilor de munca, ci a oricarui raport juridic.

Cum ar fi recomandat sa isi organizeze sau reorganizeze angajatorii activitatea de resurse umane prin raportare la noile modificari?

Nu va fi o reorganizare propriu-zisa a acestor activitati ci va fi o flexibilizare a activitatii departamentelor de resurse umane in sensul stocarii acestor documente in vederea prezentarii autoritatilor a documentelor ce tin de derularea raporturilor de munca, a inlaturarii volumului mare de documente pe hartie ce trebuie depozitate in scopul prezentarii lor autoritatilor sau salariatilor, a dosarelor de personal cerute atat de catre salariati cat si de institutiile statului. Astfel, documentele stocate electronic se pot transmite atat salariatului cat si autoritatilor statului la un simplu click, nemaifiind nevoie a se printa si conforma cu originalul acele documente. Asta inseamna o flexibilizare, o debirocratizare a raporturilor de munca .

OUG 37/2020 a adus si unele modificari Legii 81/2018 care reglementeaza telemunca. Sunt aceste modificari substantiale sau nu vor influenta foarte tare activitatea angajatorilor?

Modificarile aduse Legii 81/2018 nu sunt modificari in sine ci inlatura aspecte inutile ce se regaseau in acest act normativ care reglementeaza activitatea desfasurata in regim de telemunca. De exemplu se inlatura dispozitia referitoare la faptul ca salariatul trebuie sa desfasoare cel putin o zi pe luna activitate de la sediul angajatorului. Este evident ca nu s-a intamplat si piata nu a utilizat aceasta modalitate de desfasurare a activitatii - 19 zile in regim de telemunca si o zi la sediul angajatorului, mai ales in situatiile in care distanta dintre sediul angajatorului si locul unde isi desfasura activitatea salariatul era foarte mare, fie ca discutam de teritoriul Romaniei, sau pur si simplu salariatul isi desfasura activitatea din alt stat membru UE. Astfel, ca salariatul sa isi desfasoare activitatea o zi pe luna de la sediul angajatorului, daca si acesta mai exista fizic - ne punem si aceasta intrebare, era o reglementare absolut inutila.

O completare intr-adevar necesara este acea care stabileste faptul ca monitorizarea si verificarea modului in care isi desfasoara activitatea salariatii se realizeaza prin mijloace de comunicatii la distanta. Este evident faptul ca angajatorii monitorizau modul in care salariatii isi desfasurau activitatea prin mijloace tehnice, insa iata ca legiuitorul a decis sa stabileasca expres, intre virgule, ca activ se va monitoriza prin aceste mijloace .

Sunt suficiente modificarile aduse Legii 81/2018 sau sunt necesare noi modificari pentru adaptarea acestui act normativ la realitatile concrete?

De obicei activitatea legislativa urmareste a raspunde unei realitati. Inca nu am ajuns la situatia in care legislativul sa stabileasca un trend, ci, din contra, legislativul confirma trendul deja transformat in uzanta in derularea raporturilor de munca . Evident ca vor fi necesare noi acte normative. Ramane de vazut prin normele metodologice ale Legii 319/2006 si ale Legii 81/2018 ce va stabilii guvernul in aplicarea in concret a acestor modificari.